Văn phòng ảo là gì? Có nên thuê văn phòng ảo không? ưu, nhược điểm của hình thức văn phòng này là gì? một số câu hỏi mà nhiều người mới khởi nghiệp đang băn khoăn.
Văn phòng ảo là một thuật ngữ không được quy định trong bất cứ văn bản pháp lý nào tại Việt Nam. Hiểu đơn giản thì văn phòng ảo là văn phòng “không thật”.

không gian làm việc điển hình của văn phòng ảo

Văn phòng ảo có phạm pháp

Luật sư Quách Thành Lực, Giám đốc Công ty Luật TNHH LSX cho biết, trên thực tế hình thức văn phòng ảo được khai sinh tại Việt Nam từ thời điểm Luật nhà ở 2014 chính thức có hiệu lực, trong luật này có quy định những nơi có mục đích để ở sẽ không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh. Thậm chí, đây là hành vi bị nghiêm cấm được quy định tại Điều 6:

Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm

11. Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư theo dự án được phê duyệt vào mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn hoặc các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ gia đình, cá nhân trong nhà chung cư theo quy định của Chính phủ.
Như vậy có thể thấy rằng, những căn hộ chung cư hoặc khu tập thể thì sẽ không đáp ứng đủ điều kiện để làm trụ sở chính công ty.

Trên thực tế, có rất nhiều ngành nghề kinh doanh về lĩnh vực dịch vụ, những cá nhân mới khởi nghiệp cần đăng ký kinh doanh để hoạt động trên các sàn thương mại điện tử, ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn hay thông báo website … nhưng lại không có địa điểm hợp quy, vì vậy hình thức văn phòng ảo đã ra đời.

Văn phòng ảo thực tế là một dạng chia sẻ không gian, cho thuê địa điểm để đăng ký kinh doanh. Ví dụ: A có một mặt bằng thương mại có đủ điều kiện để đăng ký thành lập công ty, B đang muốn thành lập công ty nhưng không có đủ kinh phí để thuê 1 mặt bằng trị giá 10 triệu trong khi mục đích chỉ cần đăng ký kinh doanh. B liên hệ A để mượn địa chỉ A đang sở hữu để đăng ký kinh doanh và trả cho A mỗi tháng số tiền chỉ bằng 1/10 so với việc thuê mặt bằng. Pháp luật Việt Nam cũng không giới hạn số lượng doanh nghiệp trên một địa chỉ vì vậy điều này là hợp lệ.

Văn phòng ảo là cơ hội cho doanh nghiệp sở hữu địa chỉ tại các tòa nhà trung tâm thành phố

Có nên thuê văn phòng ảo hay không?

Lựa chọn sử dụng văn phòng ảo hay không sẽ phụ thuộc vào điều kiện, ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Rõ ràng, sử dụng văn phòng ảo là hình thức tiết kiệm chi phí nhất và vẫn có giấy phép kinh doanh, tuy nhiên sẽ đối mặt với rủi ro về xử phạt hành chính vì kinh doanh không đúng nơi đăng ký theo quy định tại Nghị định 124/2015/NĐ-CP:

Điều 6. Hành vi vi phạm về hoạt động kinh doanh theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi hoạt động kinh doanh không đúng địa điểm, trụ sở ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Ngược lại thì việc thuê một mặt bằng kinh doanh (có thể là một ngôi nhà, shophouse hay sàn thương mại) sẽ đảm bảo quy định về đặt trụ sở công ty nhưng lại đối mặt với những khoản phí thuê lớn hơn nhiều.

Như đã đề cập thì pháp luật không cấm loại hình văn phòng ảo nhưng cũng chưa có quy định cụ thể. Theo Luật sư Lực thì văn phòng ảo sẽ phù hợp với những đối tượng kinh doanh online (kinh doanh tại nhà) hoặc những người mới khởi nghiệp cần tiết kiệm chi phí mà không nhất thiết phải thuê một mặt bằng và hoạt động tại đó (ví dụ như ngành thiết kế, kế toán, lập trình… chỉ cần một căn hộ chung cư vừa ở vừa làm việc là ổn).